Configurar tu primera entidad es el paso fundamental para comenzar a organizar tu contabilidad. Amable Conti cuenta con un asistente de configuración mejorado que te guiará de forma intuitiva, asegurando que no olvides ningún detalle fiscal o técnico. Sigue este paso a paso para dar de alta tu empresa con éxito.

Ubicación del módulo

El sistema está diseñado para que no pierdas tiempo buscando menús al comenzar:

• Si es tu primera vez: Al ingresar a la plataforma por primera vez, Amable Conti te llevará automáticamente al asistente de creación de empresas. No necesitas buscar ningún botón; el sistema te dará la bienvenida directamente en el formulario de registro.
  

• Si ya tienes otras empresas: Si ya eres un usuario experimentado y deseas agregar una nueva entidad, simplemente dirígete a Configuración > Entidades y haz clic en el botón Agregar.
  

Paso 1: Información Fiscal de la Entidad

• País: Selecciona el país de domicilio legal (ej. Venezuela).

• RIF: Ingresa el Registro de Información Fiscal completo.

• Tipo de Contribuyente: Selecciona tu categoría (ej. Ordinario).

• Periodo Impositivo IVA: Define la frecuencia de tus declaraciones (Mensual o Quincenal).

• Indicadores Especiales: Activa los interruptores (toggles) si la empresa es Contribuyente Especial o si es Exenta de ISLR según su calificación legal.

Ejemplo: Si estás registrando una panadería que es contribuyente ordinario y declara IVA mensualmente, selecciona "Venezuela", ingresa su RIF jurídico, elige "Ordinario" y "Mensual". Si no ha sido designada como especial por el SENIAT, deja los interruptores desactivados.

Al terminar, haz clic en el botón Siguiente ubicado en la esquina superior derecha.

Imagen: Pantalla de la sección "Información fiscal de la entidad - Paso 1 de 6".

Paso 2: Información básica de la entidad

En esta pantalla definirás cómo se identificará tu empresa dentro de la plataforma y asegurarás que la cronología de tus registros sea exacta.

• Nombre: Ingresa el nombre comercial o razón social de la entidad. Este es el nombre que aparecerá en tus reportes y encabezados.

• Zona Horaria: Selecciona la ubicación geográfica para sincronizar el reloj del sistema con tu localidad. Esto es fundamental para que la fecha y hora de emisión de tus documentos coincidan con tu horario real.

Ejemplo: Si tu empresa es una comercializadora llamada "Inversiones El Faro, C.A." y operas desde Venezuela, escribe el nombre completo en el primer campo y selecciona "America/Caracas" en el desplegable de Zona Horaria.

Al finalizar, presiona el botón Siguiente para continuar con la configuración de monedas.

            

Imagen: Pantalla del Paso 2 de 6 resaltando los campos "Nombre" y "Zona Horaria".

Amable Conti es una herramienta global que soporta más de 180 monedas. Aquí defines cómo quieres medir tu éxito financiero:

• Moneda Funcional: Es la moneda base de tu contabilidad. Por ejemplo, si operas en Venezuela, tu moneda funcional será el Bolívar (VES).

• Monedas Operativas: Puedes elegir hasta dos monedas adicionales para generar reportes comparativos al instante.

• Ejemplo: Si manejas precios en dólares y haces compras ocasionales en Europa, selecciona el Dólar (USD) como Moneda Operativa 1 y el Euro (EUR) como Moneda Operativa 2. Así, podrás ver tu Balance General en cualquiera de las tres divisas con un clic.
  

Imagen: Sección de monedas del formulario mostrando el desplegable con las opciones VES, USD y EUR.

Paso 4: Definición del Período Económico

Aquí estableces el ciclo de vida fiscal de tu entidad.

• Cierre Fiscal: Selecciona el mes en que termina tu ejercicio (comúnmente diciembre).

• Ejercicio Corto: Si tu empresa es nueva, activa esta opción. Por ejemplo, si registraste la empresa en agosto, selecciona agosto como mes de inicio.

• Contabilidad Retroactiva: Amable Conti te permite iniciar registros con fecha pasada si necesitas ponerte al día. Recuerda que la antigüedad máxima permitida es el 01/01/2022.
  

Imagen: Selector de fechas y mes de cierre fiscal con la nota de advertencia sobre la fecha límite de 2022

Paso 5: Selección del Catálogo de Cuentas

Para ahorrarte tiempo, el asistente ofrece planes de cuentas predefinidos que puedes usar de inmediato o personalizar.

• Modelos disponibles: Selecciona entre Comerciales, Servicios o Industriales. También tienes la opción de importar tu propio catálogo si ya tienes uno estructurado.

• Ejemplo: Si vas a llevar la contabilidad de una Tienda de Ropa, elige el plan "Comercial". Si es para un Taller Mecánico o una oficina de consultoría, el de "Servicios" es el ideal.
  

Imagen: Listado de plantillas de catálogos de cuentas con los iconos.

Paso 6: Depuración del Catálogo de Cuentas

En este último paso, el asistente te presenta el Catálogo de Cuentas completo generado a partir de la plantilla seleccionada. Aquí puedes realizar un ajuste fino antes de empezar a trabajar.

• Listado Detallado: Verás el código contable, el nombre de la cuenta, el tipo de partida (Monetaria/No Monetaria) y si es una cuenta de movimiento.

• Desmarcar Cuentas: Si observas cuentas que sabes con seguridad que tu empresa no utilizará, puedes desmarcarlas en la casilla de la izquierda. Por ejemplo, si tu empresa no maneja "Cajas en moneda extranjera", puedes desmarcarla para simplificar tu catálogo inicial.

• Flexibilidad Total: No te preocupes si dejas una cuenta por error o si necesitas agregar una más tarde. Este listado es solo una configuración inicial.

• Gestión Posterior: Una vez creada la entidad, podrás realizar modificaciones profundas (crear nuevas cuentas, eliminar o editar existentes) directamente en el módulo de Contabilidad > Cuentas.

Cuando estés satisfecho con la selección, haz clic en el botón Finalizar ubicado en la esquina superior derecha.

            

Imagen: Captura de pantalla del Paso 6 de 6 mostrando el listado de cuentas con casillas de verificación y el botón "Finalizar".

¡Felicidades! Tu entidad está lista

Al presionar Finalizar, el sistema procesará la configuración y te llevará al panel principal de tu nueva empresa. A partir de este momento, ya puedes comenzar con:

1. La carga de tus saldos iniciales.

2. La configuración del módulo de Creativa.

3. La invitación de otros usuarios o asistentes a la entidad.